ARCHIVO PERSONAL

Banco Terminológico

• ARCHIVO PRIVADO

 Nota de alcance

Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades

Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

• ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Nota de alcance

Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales

Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. 

 

• ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

TE1 ACERVO DOCUMENTAL
TE1 ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
TE1 DEPURACIÓN
TE1 FOLIAR
TE1 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
TE1 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
TE1 SERVICIOS DE ARCHIVO

• ACERVO DOCUMENTAL

     Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

1. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso naturalpor una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
2. ARCHIVO ELECTRONICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

• ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

      Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de             conservación apropiadas.

1. CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

• DEPURACION

     Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no               tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

• FOLIAR

     Acción de numerar hojas.

• PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

     Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición      física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para      la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

• CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Nota de alcance

Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

EJEMPLO

Conservar los documentos primordiales de manera organizada ya que nos pueden servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos.

• SALUD: Historia clínica, citas medicas, exámenes médicos.  
• EDUCACIÓN: Básica, Secundaria, profesional etc.
• INFORMACIÓN LABORAL: Hoja de vida, Certificaciones laborales etc.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Nota de alcance

Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

FONDO DOCUMENTAL

Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

• FONDO ABIERTO

Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.

• FONDO ACUMULADO

      Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.

• FONDO CERRADO

      Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo           de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban.

VALOR PRIMARIO

Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.

• VALOR ADMINISTRATIVO

         Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y                    actividades.

• VALOR CONTABLE

        Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos,             egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

• VALOR FISCAL

        Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

• VALOR JURIDICO O LEGAL

        Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de           testimonio ante la ley.

• VALOR TECNICO

        Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.

• ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Nota de alcance

Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

• ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Nota de alcance

Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales

Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

• BIBLIOGRAFÍA

http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?letra=B